مزايا استخدام المحاسبة في الأعمال التجارية


على الرغم من أن بعض أصحاب الأعمال الصغيرة يفضلون إجراء عملية جراحية لقناة الجذر بدلاً من إجراء حساباتهم الخاصة ، فإن مسك الدفاتر يعد جزءًا لا غنى عنه من إدارة الأعمال. تكمن فوائد المحاسبة في قدرتها على سرد قصة رقمية حول ما يحدث في شركتك - قصة يمكن أن تساعدك على تحسين العمليات ، وتصبح أكثر ربحية ، وتظل متاعب مع وكالات الضرائب المحلية والاتحادية. يمكن للمحاسبة الشاملة والدقيقة أن تساعدك أيضًا في إثارة قضيتك مع المقرضين والمستثمرين المحتملين عندما يبحث عملك عن تمويل.

ما هو الهدف الرئيسي للمحاسبة؟

الهدف الرئيسي من المحاسبة هو تتبع إيرادات ونفقات شركتك. الإيرادات هي كل الأموال التي تتدفق إلى عملك من مبيعات السلع والخدمات وأي نوع آخر من الدخل ، مثل الفوائد المكتسبة أو الإيجار أو الإتاوات المحصلة. النفقات هي كل ما تشتريه عملك لعملياتها وبنيتها التحتية ، مثل المواد والعمالة والإيجار واللوازم والبريد والتأمين ونفقات المركبات والخدمات المهنية والإعلان والمعدات.
تذهب المعلومات التي يجمعها محاسب الحسابات أو المحاسب الخاص بك حول الإيرادات والنفقات إلى تجميع التقارير المحاسبية ، والتي توفر معلومات لا غنى عنها عن الوضع المالي لشركتك. تساعدك هذه التقارير في تحديد نقاط القوة لديك ومعالجة نقاط الضعف لديك. كما أنها تزودك بالمعلومات التي تحتاجها للإبلاغ الضريبي.
بيان الربح والخسارة هو ملخص لمعلومات مسك الدفاتر الخاصة بك حول الدخل والنفقات. يقوم بإدراج وقائمة جميع مشترياتك في الفئات ذات الصلة ، مثل الإيجار وكشوف المرتبات ، ثم يسرد هذه المبالغ لتقديم نظرة عامة. وبالمثل ، فإنه يلخص إيراداتك الواردة بناءً على مصدر الدخل ، مثل مبيعات الجملة أو مبيعات التجزئة. بيان الربح والخسارة الخاص بك مهم لأنه يوضح المبلغ الذي كسبته بالفعل في نهاية اليوم. هذا الرقم الأساسي هو المبلغ المتبقي بعد طرح إجمالي النفقات من إجمالي الإيرادات.
الميزانية العمومية هي لقطة من وضعك المالي العام في لحظة معينة من الزمن. هذا أمر مهم لأنه يلخص صافي ثروتك. يسرد قسم الأصول في الميزانية العمومية كل ما تملكه شركتك ، بما في ذلك النقد المتوفر والأموال المستحقة لك من خلال حسابات القبض والمخزون على الرفوف والمشتريات القيمة على المدى الطويل ، مثل القطع الكبيرة من المعدات. يتضمن قسم الالتزامات في ميزانيتك العمومية كل ما تدين به ، بما في ذلك أرصدة القروض قصيرة وطويلة الأجل والحسابات المستحقة الدفع. يتم احتساب القيمة الصافية لشركتك ، استنادًا إلى المعلومات المقدمة في ميزانيتك العمومية ، بطرح إجمالي المطلوبات من إجمالي أصولك.
إن بيان التدفقات النقدية أو التدفقات النقدية الأولية هي أداة محاسبية تساعدك على التنبؤ بموعد رأس المال المتاح ومتى سيكون لديك نقص في التدفق النقدي. يسرد الجزء الخارج من البيان جميع أموالك الواردة المتوقعة ، مقسمة حسب الشهر. هذا المال ليس بالضرورة أن يأتي من دخل من مبيعات المنتجات أو الخدمات. ويمكن أن تشمل أيضا رأس المال من القروض أو الاستثمارات. يتضمن جزء التدفق الخارجي للبيان جميع المبالغ النقدية الصادرة المتوقعة ، بما في ذلك مصاريف الرواتب ، ونفقات المواد ، ومدفوعات الإيجار والتأمين. لا تتضمن نفقاتك المتوقعة نفقات الأعمال القابلة للخصم فقط. ستقوم أيضًا بسرد مدفوعات أصل القرض ، وهي ليست معفاة من الضرائب ولن تظهر في بيان الربح والخسارة.

ما هو الغرض من محاسب؟

الغرض من المحاسب الخاص بك هو تلخيص عمل أمين مكتبك من خلال تجميع دفتر الأستاذ في التقارير. المحاسب الخاص بك قد يملأ أيضا نماذج الضرائب الخاصة بك وتقديم المشورة لك حول أفضل طريقة لإنفاق وتوفير المال الخاص بك. قد تحتاج أو لا تحتاج إلى توظيف محاسب محترف ، وهذا يتوقف على مستوى راحتك في العمل مع الأرقام ، وتعقيد عملك وموقفك الضريبي.
الغرض من أمين سجل الحسابات هو إدخال الإيصالات والفواتير في قاعدة بيانات أو دفتر الأستاذ أو جدول البيانات حتى تتمكن من تتبع النفقات والمبيعات. معظم أنظمة مسك الدفاتر محوسبة لأن برامج مسك الدفاتر يمكنها تنظيم وإضافة الأرقام بسرعة وكفاءة أكثر من الأنظمة اليدوية بخط اليد. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى برنامج كمبيوتر للقيام بمسك الدفاتر الخاص بشركتك. كما يوفر النظام المكتوب بخط اليد الذي يتتبع المبيعات والنفقات المعلومات التي تحتاج إليها.
يمكنك القيام بمسك الدفاتر الخاصة بك عن طريق تتبع الإيرادات والنفقات وتتبع هذه المعلومات بطريقة مفيدة لك وللمحاسب الخاص بك. يجب أن تكون المعلومات سهلة القراءة والفهم ، وينبغي أن تعكس بدقة النشاط المالي لعملك. ستكون معلومات مسك الدفاتر مفيدة لمحاسبك لأنها توفر المعلومات اللازمة لتجميع التقارير الضريبية ووثائق القروض. يمكن أن تكون نفس المعلومات مفيدة داخليًا لتوفير رؤى حول عملك ، مثل إظهار مقدار دخلك الذي يأتي من مبيعات الجملة مقابل مبيعات التجزئة والمبلغ الذي تنفقه على المواد مقابل العمالة.
حتى إذا كنت توظف محاسبًا ومحاسبًا لتنظيم معلوماتك المالية وإعداد النماذج الضريبية الخاصة بك ، فلا يزال عليك تحمل مسؤوليات محاسبية كمالك تجاري. يجب عليك حفظ جميع المعلومات التي يحتاجون إليها ، مثل الفواتير التي تكتبها والإيصالات التي تتلقاها لعمليات الشراء التي أجريتها. كلما كانت هذه المستندات أكثر تنظيماً عند إحضارها إلى أمين المحاسبة والمحاسب الخاص بك ، كلما قل ما يتعين عليك دفعه مقابل وقتهم. يتطلب الأمر من أمين الصندوق تنظيم صندوق أحذية مليء بالإيصالات لفترة أطول من العمل بشكل منهجي من خلال ملف يحتوي على أوراق تم فرزها بالفعل حسب التاريخ أو عن طريق حساب بطاقة الائتمان.

ما هي قواعد المحاسبة؟

تتحكم قواعد المحاسبة في طرق إدخال المصروفات والأرباح في نظام كديون أو أرصدة. تحكم هذه القواعد مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج ، وهو نظام كان يستخدم على نطاق واسع منذ أواخر العصور الوسطى. لا تقوم أنظمة الدخول المزدوج بتتبع دخلك ونفقاتك فحسب ، بل تُظهر أيضًا كيف يتحرك المال والأصول في جميع أنحاء شركتك. في نظام القيد المزدوج ، يجب أن يكون كل إدخال يتم إدخاله كخصم دائن متوازنًا مع الرصيد المقابل والعكس صحيح. إن البديل عن مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج هو نظام الدخول الفردي الذي تقوم ببساطة بسرد وإيراد دخلك ونفقاتك دون بروتوكولات مضمنة للتوفيق بين هذه الإدخالات وموقفك المالي الفعلي.
عند العمل مع الحسابات الشخصية ، يجب أن يضاف الشخص الذي ينقل الأصول إلى الشركة ، في حين يجب خصم الدين إلى المتلقي أو الشركة. هذا يبدو غير بديهي لأن الأموال تركت أيدي الفرد وتم تحويلها إلى يد الشركة. ومع ذلك ، فإن حسابات مسك الدفاتر لا تصف دائمًا الأرصدة النقدية الفعلية. بدلا من ذلك ، فإنها تشير إلى المبالغ المستحقة أو المملوكة. عندما يقوم شخص مثل المالك بتحويل الأموال إلى شركة ما ، فإن هذه المعاملة تزيد أو تضاف إلى الحساب وتمثل المبلغ الذي تدين به الشركة لهذا الفرد. هذا التحويل للأموال نفسه يخلق الخصم لحساب الأعمال لأنه ، على الرغم من أن النقد متاح ومتوفر ، فإنه الآن مدين للفرد الذي قدمه.
عند التعامل مع الحسابات الحقيقية ، مثل العقارات والآلات ، تتطلب منك قواعد المحاسبة خصم المشتريات الجديدة والبنود الائتمانية التي قمت ببيعها أو أخرجتها من الخدمة. يتم نشر الأصل في الأصل كخصم لأنك أنفقت أموالًا للحصول عليه. إذا قمت ببيعها أو أخرجتها من الخدمة بعد أن تجاوز عمرها الإنتاجي ، فأنت بذلك تقوم بإزالة المدين أو إضافة رصيد إلى الحساب الذي يمثل ما تدين به عند الشراء.
عندما يشتري عملك المواد أو يدفع الإيجار ، تتطلب منك قواعد المحاسبة ترحيل هذه المعاملات كخصم. على العكس ، عندما تبيع منتجات أو خدمات ، فإن نظامك المحاسبي يعامل هذه المعاملات كأرصدة. تؤدي عمليات الشراء التي تتطلب أموالًا صادرة إلى تقليل رأس مال شركتك ، وبالتالي يتم تتبعها كديون. يزيد الدخل والأرباح الأخرى ، مثل مدفوعات الإيجار الواردة ، من رأس مال شركتك ، بحيث يتم تتبعها كائتمانات.
على الرغم من أن قواعد المحاسبة هذه تحكم كيفية ظهور كل معاملة في نظام مسك الدفاتر الخاص بك ، إلا أنه لا يتعين عليك في الواقع فهمها وتطبيقها إلا إذا كنت تقوم بإدخال إدخالات في نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد الذي لم يتم برمجته مسبقًا لتنظيم معلوماتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم دفتر الأستاذ المكتوب بخط اليد كأساس لنظامك المحاسبي ، فسيتعين عليك أن تقرر في كل مرة تدخل فيها ما إذا كانت هذه المعاملة تمثل الخصم أو الائتمان وأين سيظهر الخصم أو الائتمان المقابل. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم برنامج مسك الدفاتر ، مثل QuickBooks ، فستظهر الشيكات والفواتير وإيصالات المبيعات تلقائيًا في حسابات الائتمان والخصم المناسبة ، جنبًا إلى جنب مع الأرصدة الدائنة أو الائتمانات المقابلة.

كيفية استخدام المحاسبة في الأعمال التجارية

مزايا المحاسبة ليست مجرد مسألة استراتيجية جيدة للعمل ، على الرغم من أن المعلومات المحاسبية تساعدك بالتأكيد على وضع الاستراتيجية والتخطيط. لا يمكن لأي عمل البقاء على قيد الحياة دون وجود نوع من نظام المحاسبة. إذا كانت شركتك تقوم بالمشتريات والمبيعات دون تتبع المبالغ التي اشتريتها وبيعتها ، فلن تتمكن من تحديد ما إذا كنت قد ربحت ربحًا أو تكبدت خسارة في نهاية العام. لن تعرف المبلغ الذي تدين به والمبلغ الذي تملكه ، لذلك لن تكون قادرًا على تقييم مقدار نقودك الواردة التي يمكنك سحبها للاستخدام الشخصي والمبلغ الذي يجب أن تحتفظ به في حسابك المصرفي لشركتك للأعمال القادمة نفقات.
كما توفر المعلومات المحاسبية رؤى قيمة حول عمليات الشركة. يسمح لك بمقارنة مبيعاتك في فئات مختلفة بمرور الوقت ، مثل النظر في اتجاهات المنتجات المختلفة عبر مواقع المبيعات. يمنحك الأدوات والمعلومات اللازمة للنظر في نفقاتك كنسب مئوية من إيراداتك لمعرفة ما إذا كانت هوامشك مستدامة وكيف يقارن أداء شركتك بأداء المنافسين في مجال عملك. سوف تسمح لك التدفقات النقدية الأولية بالبحث عن مصادر رأس المال قبل احتياجك إليها بالفعل والتخطيط لعمليات شراء كبيرة لتتوافق مع أوقات السنة التي يكون فيها النقد الوفير. يشبه تشغيل شركة بدون معلومات محاسبة الطيران على متن طائرة بدون رادار.
المحاسبة ضرورية أيضًا لبقاء شركتك لأنك ملزم قانونًا بالإبلاغ عن الدخل ودفع الضرائب. بدون وجود نظام محاسبة كامل ودقيق ، لن تعرف المبلغ الذي ربحته وأنفقته ، ولن تحصل على المعلومات التي تحتاجها لملء استمارات الضرائب المحلية والولائية والاتحادية. أيضًا ، إذا كان عملك يحتاج إلى تمويل ، فستتطلب منك طلبات القروض بالتأكيد تضمين بيانات مالية من السنوات السابقة والتوقعات المحتملة للفترات القادمة أيضًا.