الكلمات المفتاحية : بيانات ، قرارات ، معلومات غامضة ، معلومات.

المقدمة

يعد جمع البيانات نشاطًا شائعًا جدًا داخل المنظمات ، وأكثر من ذلك هو اتخاذ القرار بناءً على تفسيرها ، ولكن عندما لا يكون للمعلومات التي يتم الحصول عليها منها بنية ويبدأ في تقديم الغموض وعدم اليقين ، يصبح من الفوضوي تحقيق تفسير صحيح وأكثر من ذلك بكثير لمعرفة كيفية استخدامه ، أي عند إنشاء المعلومات المنتشرة ، وهو تحد للمنظمات في صنع القرار ، وترك السؤال: ما الذي يمكن عمله؟

ما هي المعلومات؟

المعلومات هي مجموعة البيانات التي تم طلبها ومعالجتها سابقًا للضغط من أجل توليد معرفة جديدة حول ظاهرة أو مشكلة أو مادة أو كيان معين ، والتي من خلال بناء رسالة موجهة ، تساعد الفرد على فهم الظاهرة المحددة لحل المشكلات ، وصنع القرار ، وما إلى ذلك ، في حياتك اليومية ، وهذا هو الأساس العقلاني للمعرفة. لذلك ، تعد المعلومات موردًا غير ملموس للغاية للناس لأنها تعطي معنى للواقع. من ناحية أخرى ، تركز الخصائص الأساسية الحالية على المنفعة التي يمكن أن توفرها للفرد ، والصلاحية التي يقدمون بها أنفسهم لاتخاذ التدابير والموثوقية لتكون قادرة على التخلص من ذلك في سلسلة الإجراءات التي يتعين اتخاذها.

نظرًا لخصائصها ، يمكن اعتبار المعلومات لتحقيق الأهداف التالية:

  • زيادة المعرفة عن طريق الحد من عدم اليقين لمجموعة من البدائل الممكنة منطقيا.
  • توفير المواد الخام للفرد لحل المشكلات واتخاذ القرار.

يمكن تصنيف المعلومات حسب المصدر الذي تأتي منه:

  • أساسي : المعلومات الواردة في هذا النوع من المصدر هي نتاج أصلي وفوري لدراسة أو تحقيق.
  • ثانوي : المصدر الذي عالج المعلومات من خلال إجراء تفسير أو تحليل أو إعادة تنظيم للمعلومات الأولية.
  • التعليم العالي : هو مصدر تجميعي للمصادر الأولية والثانوية ، ويستخدم للبحث عن بيانات محددة أو للحصول على فكرة عامة عن الموضوع.

اعتمادًا على المصدر الذي تأتي منه ، يمكن تصنيف طريقة جعلها معروفة والمنطقة المحددة حيث تم إنشاء المعلومات إلى عدة أنواع ، مثل بعض:

  • المعلومات العامة . هذا النوع هو الذي يتيح للمجتمع في جميع الأوقات من قبل هيئة عامة.
  • معلومات خاصة . وهي التي لا يستطيع الوصول إليها إلا بعض الأفراد ، ولا يمكن الكشف عنها دون موافقة مالك المعلومات
  • المعلومات الداخلية: وهي التي يتم تداولها بشكل حصري داخل الشركات لنقل رسالة بين الأقسام.
  • المعلومات المالية . مجموعة البيانات التي توضح الوضع الاقتصادي للشخص أو الشركة أو السوق ، إلخ.

بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لقاموس الأكاديمية الملكية الإسبانية ، يتم استخدام كلمة "منتشر أو منتشر" لوصف شيء غير دقيق أو غامض ، كما يشير المفهوم إلى شيء يفتقر إلى الوضوح أو الدقة أو يتم إدراكه بشكل عام ، لأنه بعيد جدًا أو واسع جدًا. لذلك ، عند الحديث عن المعلومات المنتشرة ، نشير إلى نوع المعلومات غير الواضحة وغير الدقيقة ، وبالتالي نقدم درجة معينة من عدم اليقين بشأن الرسالة التي سيتم إرسالها بسبب حجمها الكبير أو عدم تنظيمها ، مما يمثل إعاقة اتخاذ القرار وحل المشكلات ، حيث لا يتم تسليم الرسالة الواردة بشكل كافٍ إلى الفرد.

معالجة المعلومات الغامضة

تعد إدارة المعلومات المنتشرة داخل المؤسسات ذات أهمية كبيرة بسبب الكم الكبير من البيانات التي تخزنها ، لأنه إذا لم تتم معالجتها بطرق فعالة ، فإنها لا تساعد المديرين والأقسام على حل مشكلة أو اتخاذ قرارات جيدة ، بهذه الطريقة تتكون عملية معالجة المعلومات الغامضة من الإجراءات التالية:

  • الحاجة إلى المعلومات : ينشأ من الاهتمام بالمعرفة حول الظواهر المحيطة بالمنظمة ، وعوامل البيئة الداخلية والخارجية ، والأهداف ، والعملاء ، وعمليات الإنتاج ، والتكنولوجيا ، وما إلى ذلك ، أي عنصر يشك دائمًا في رأس الشركة أو الإدارات من أجل إدراك أن هناك حاجة لاكتساب معرفة جديدة.
  • البحث عن المعلومات : هو الإجراء الذي ينشأ عن تحديد الاحتياجات من المعلومات من تحديد الاستراتيجيات ، ووضع الخرائط ذات الأولوية وتكتيكات البحث لتجنب الإفراط في العمل وتوفير أكبر قدر ممكن من الوقت. من الضروري التعرف على المصادر التي تتعامل مع المعلومات المطلوبة.
  • الحصول على المعلومات الغامضة : من المعلومات التي تم الحصول عليها من مصادر مختلفة ، من الضروري تحديد ما إذا كانت مفيدة حقًا أم لا من خلال طرح الأسئلة التالية على أنفسنا: هل تتماشى مع احتياجات المنظمة؟ هل هي دقيقة وكاملة؟ هل هي موثوقة؟ هل هي حديثة؟ بالإجابة على هذه الأسئلة ، يمكن تحديد ما إذا كانت المعلومات التي تم الحصول عليها ذات صلة بالفعل بالغرض المطلوب.
  • استخدام الأدوات لتحديد موقع والحصول على معلومات واضحة : اعتمادًا على طبيعة المعلومات ، يمكن الحصول عليها من مصادر مختلفة مباشرة أو غير مباشرة ، باستخدام تقنيات بسيطة مثل تحديد مفهوم أو كلمة رئيسية ، مرادفات ، تحديد قاعدة البيانات المميزة ، إلخ من ناحية أخرى ، يجب معالجة المعلومات التي تم الحصول عليها لإضفاء الوضوح عليها وتسهيل فهمها. بعض الأدوات المستخدمة لهذا الغرض هي:
  • تحليل البيانات الكمية : هذا النوع من المعلومات في حد ذاته أكثر وضوحا بكثير لأنه يتم تقديمه في شكل رقمي ، وبالتالي ، فإن تحليله أسهل ، وذلك باستخدام برامج متخصصة لتحليل قواعد البيانات.
  • تحليل البيانات النوعية : على عكس البيانات الكمية ، فإن البيانات النوعية أكثر تعقيدًا لتحليلها لأنها تغطي القضايا الذاتية التي تتسبب في انتشار المعلومات ، ويتم اقتراح الحلول من خلال استخدام الأساليب الكشفية وفي بعض الحالات يمكن استخدام بعض البرامج المتخصصة.
  • المنطق الضبابي : وهي طريقة تحليلية تسمح لنا بتمثيل عدم اليقين والغموض رياضيًا ، حيث توفر أدوات رسمية لمعالجتها من أجل معالجة المعلومات لتمثيلها بطريقة بسيطة.
  • تقييم المعلومات . بناءً على المعلومات التي تمت معالجتها ، يجب تقييم مدى ملاءمتها لكيفية تغطيتها للحاجة إلى المعلومات ، وهذه المرحلة حاسمة لأنها تحدد الطريقة التي تستجيب بها وتتفاعل مع الأهداف المعلنة ، والتي يجب تنفيذ الإجراءات التالية من أجلها:
    • لتحديد الأهداف.
    • يُميّز من العام إلى خصوصية المعلومات.
    • تطبيق المعايير المناسبة لالتقاط واختيار ودمج وتنظيم.
    • توفير الاتساق للمعلومات.
    • يميز الحقائق عن الآراء.
    • اعثر على وجهات نظر مختلفة حول المعلومات وناقشها.
    • تغذية راجعة الإجراءات التي يتم تنفيذها.
    • القدرة على رؤية تطور العمل الإعلامي.
    • يُميّز بين المصادر الأولية والثانوية.
  • المعالجة : في هذه المرحلة ، تتم معالجة المعلومات المهمة حقًا وتساهم في الهدف المشار إليه لاستخدامه لاحقًا في الامتثال. يتم تنفيذ أنشطة المعالجة من أجل إنشاء قناة اتصال فعالة وفي الوقت المناسب تلبي الحاجة إلى المعرفة. بعض الإجراءات المتخذة هي:
    • توليف وتنظيم وتقديم المعلومات التي تم الحصول عليها.
    • تحليل وتوليف النتائج التي تم الحصول عليها من المعلومات المعالجة.
    • انعكس واستنتج من النتائج.
    • ما عليك سوى التعبير عن النتائج.
    • استخدم الوسائل المرئية لتمثيل النتائج التي تم الحصول عليها.
  • صنع القرار : المعلومات هي أهم رصيد في عملية صنع القرار ، حيث أن هذا عنصر حاسم للحصول على نتائج صادقة وفعالة ، وبالتالي ، وفقًا لجودة المعلومات المقدمة ، ستكون جودة النتيجة التي تم الحصول عليها في اتخاذ القرارات. بناءً على المعرفة المتولدة ، سيتم اتخاذ الإجراءات التي تحدد اتجاه المنظمة ، وبالتالي ، يجب أن تكون عملية صنع القرار سريعة وفي الوقت المناسب وتستند إلى معلومات محددة.

المعلومات في المنظمات

تعتبر المعرفة داخل المنظمات المورد الأكثر قيمة التي يمكن أن تحصل عليها ، لأنه من خلال إدارتها يمكن أن تمثل النجاح أو الفشل للشركة. لكي تعتبر المعلومات مصدرًا في المنظمات ، يجب أن تكون:

  • ذات صلة : يجب أن تكون فائدتها مهمة لتحقيق الهدف.
  • تحديث : يجب أن تمثل المواقف الحالية عند توليدها.
  • قابلة للمقارنة : يسمح ذلك التلاعب بها لمواجهتها ببيانات مماثلة.
  • سريعة : يجب أن تتم استشارة المعلومات بسرعة وسهولة.
  • الجودة : يجب أن تكون المعلومات مدعومة بدرجة عالية وخالية من الأخطاء.
  • الهدف : يجب أن تكون الظاهرة التي تمثلها مطلقة.
  • قابل للتطبيق : يجب أن يكون استخدامه في صنع القرار كافياً.

يساعد الوصول إلى المعلومات في المنظمات على تسهيل عملية اتخاذ القرار ، ويمثل دليلاً لحل المشكلات ، ويضع الأساس لتحسين العمليات الداخلية ، وبالتالي ، القيمة التي يمكن أن يكون لها هذا المنظمات متنوعة للغاية ، والأمثلة هي:

  • القيمة الإدارية : تسمح المعلومات للإدارة العليا في المنظمة باتخاذ قرارات دقيقة وفعالة.
  • القيمة التشغيلية : تساهم في أنشطة المنظمة من خلال تمثيل العملية بالتفصيل.
  • القيمة الوثائقية : دليل الأحداث السابقة.
  • القيمة التاريخية : توثيق الأحداث الماضية حول المنظمة.

اعتمادًا على سبب الحصول على المعلومات داخل المؤسسات ، يولد ذلك عوامل تنافسية جديدة داخل صفوفها ، من خلال زيادة فهم بيئتها الخارجية والداخلية.

استنتاج

المعلومات الغامضة هي مجموعة البيانات غير المنظمة وغير الدقيقة التي تقدم عامل عدم اليقين لتفسيرها بسبب الحجم الكبير لحجمها ، مما يؤدي إلى عيب داخل عمليات المؤسسات حيث أنها لا تمتلك معلومات موثوقة ، تفشل الإجراءات القائمة على هذا في تحقيق أهدافها.

وبالتالي ، لكي تصبح المعلومات المنتشرة من الأصول ذات قيمة كبيرة ، يجب أن تمر بعملية لمعالجتها ، حيث يتم ترميز الرسالة المضمنة.

يعد استخدام المعلومات عالية الجودة في المؤسسات أمرًا ضروريًا للحصول على نتائج ، حيث أنه في عملية اتخاذ القرار ، سيكون المنتج الذي يتم الحصول عليه دائمًا بنفس جودة المعلومات المستخدمة للوصول إليه.

في الختام ، فإن حكمة المنظمة هي قدرتها على استيعاب المعلومات التي تم الحصول عليها من أجل أن تكون قادرة على الحكم على متى وكيف وأين ولأي غرض يجب استخدام المعرفة المكتسبة.

نبذة مختصرة

المعرفة الناتجة عن المعلومات في المنظمات هي المورد الأكثر قيمة التي يمكنهم الاعتماد عليها لرسم خريطة استراتيجيتهم ، ولكن ماذا يحدث عندما تصبح هذه المعلومات منتشرة؟ تعتبر المعلومات المنتشرة تعقيدًا في عملية اتخاذ القرار في الشركات لما هو مطلوب من معالجة فعالة للحصول على فائدة هذه المعلومات.

الكلمات المفتاحية : بيانات ، قرارات ، معلومات غامضة ، معلومات.