4.6.20

الرئيسية التخطيط لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها

التخطيط لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها

أحد أكثر الأخطاء شيوعًا هو محاولة حل شيء ما دون التركيز على كيفية القيام بذلك ، وينعكس هذا في عبارة "وجود خطة سيئة ، أفضل من عدم وجودها" ، لذلك أحاول في هذا المنشور مساعدتك في التخطيط لحل مشكلة عملية أبسط.

الخطوة الأولى لتنفيذ التخطيط الأولي الناجح هي التبسيط والنهج ، وهو في الأساس يتألف من عدم الخوض في التفاصيل إذا لم يكن ذلك ضروريًا ، قد يبدو متناقضًا لأن التخطيط يتم حتى لا تفاجئنا الأشياء ، ولكن ليس من المستحسن النظر في جميع العناصر الممكنة في المخطط الأول للخطة ، وذلك لسبب بسيط للغاية: تتغير الأشياء طوال الوقت.

7 أشياء لا تعرفها عن مثلث برمودا

بادئ ذي بدء ، اطلب تعاون الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن الإجراءات والنتائج التي قد تنجم عن خطتك. بهذه الطريقة ، سيكون واضحًا لكل شخص مسؤول عن كل شيء وسيساعدك على رؤية الاحتياجات التي لم تكن لديك. تذكر أن تكون مرنًا ، يجب أن تتكيف الخطة مع التغييرات التي ستظهر ، يجب أن تكون مستعدًا لتعديل خطتك في أي وقت.

العملية الأولية

للتخطيط الأولي والكشف عن الحلول الممكنة ، أوصي باستخدام المخطط التالي الذي قمت بتطويره.

حدد المشكلة

إيجاد السبب الحقيقي وليس فقط التأثيرات. أحد الأمثلة على ذلك هو أنه عندما لا يتم الوصول إلى المبيعات المتوقعة ، يمكنك التفكير في أن المشكلة تكمن في ذلك ، ولكن عندما نحلل بعمق أكثر نجد أن المشكلة الحقيقية هي أنها لا تبيع بما يكفي لأن قناة المبيعات لم تكن صحيحة ، فضلا عن سبب ذلك كان ضعف توظيف الموظفين المسؤولين عن هذه المهمة ، وهو ما يفسر بإيجاد أنه لا توجد سيطرة على توظيف وقياس مهارات المرشحين للمنصب. يخلص كل هذا التحليل إلى أنه لم يتم بيع ما يكفي لأنهم يعانون من نقص في قسم الموارد البشرية ، وكذلك الأمر مع شركتك أو مشروعك.

إدارة المعنيين

إنهم يعرفون عملهم وعملياتهم بشكل أفضل ، لذا فهم مؤهلون لاقتراح التحسينات. يشمل هؤلاء العمال والمشرفين والكتبة. كما أوصي بحضور موظفي المالية لتقييم المقترحات.

تحليل الحل

يتم إنشاء قائمة بالحلول التي تم تصميمها لإصلاح الأسباب والآثار ، يجب على كل شخص مشارك أن يشارك بنشاط في الاقتراح.

التقارب

هذه هي النقطة الأكثر تعقيدًا نظرًا لوجود جزأين ، الأول هو إيجاد أفضل حل مقترح للمشكلة المركزية ، في المثال الذي قدمته سيكون هذا النقص في RR. ح ح. والجزء الثاني هو إيجاد أفضل اقتراح لحل المشكلة الثانوية ، في المثال الذي ذكرته سيكون هذا هو عدم الوصول إلى المبيعات المتوقعة. التقارب هو إنتاج استراتيجية لتوحيد هذين الحلين وتلبية الحاجتين. أحدهما أكثر أهمية ، والآخر أكثر إلحاحًا.

التزام

تحديد الالتزامات والالتزامات خطيا لجميع المعنيين وتحديد المواعيد النهائية للتنفيذ بحيث يتم تقييم النتائج. من المهم جدًا أن يكون كل شيء واضحًا جدًا ، في كثير من الأحيان لا يعطي الموظفون النتائج المتوقعة لأنهم لا يعرفون بالضبط ما هو متوقع منهم ، معتقدين أن ذلك ببساطة لأنهم في الشركة يعرفون بالفعل أنك تريدهم خطأ.

التنفيذ

تبدأ الخطط المخططة في التنفيذ ، وتصحح الانحرافات ويتم العمل لتحقيق الهدف. في هذه المرحلة ، يجب أن نفهم أن المشكلة الثانوية (في المثال هي المبيعات) ستستغرق وقتًا أطول لحلها لأنها تتعلق بالعديد من الجوانب المختلفة التي تحتاج إلى وقتها الخاص لإصلاحها.

إجراءات التتبع

يمكن تنفيذ إجراءات التتبع في جدول أو جدول بيانات يوضح من يفعل ماذا ومتى.

  1. في العمود الأول ، اكتب جميع الإجراءات التي تعد جزءًا من استراتيجيتك لحل المشكلة. اقسم على 2 لتتمكن من مهاجمة كل من المشكلة المركزية والثانوية.
  2. في العمود الثاني ، اكتب الشخص المسؤول عن كل إجراء ومتى يجب تنفيذه. اتفق مع المسؤولين عن من يجب أن يفعل ماذا ومتى.

بمجرد أن يلتزم الأشخاص بإجراءاتهم وتواريخهم ، شارك معهم تتبع الإجراءات الخاص بك. قم بمراجعته بانتظام مع المجموعة وأبلغ كل شخص مسؤول عند اقتراب انتهاء الإجراء أو الإجراءات المسؤولة عن ذلك.

يجب أن يستمر العمل

بالطبع ، بالإضافة إلى مهام استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، ما زلت أنت وشركاؤك بحاجة إلى استمرار العمل. من المرجح أن يوم عملك لا يترك لك الوقت للعمل في مشاريع جديدة ، ما لم تخصص مساحة خاصة لذلك. لذا من المهم تخصيص وقت للتركيز على مشكلتك. حدد مقدار الوقت الذي ستقضيه في حل مشكلتك. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقرر تخصيص 20٪ من وقتك للمشكلة ، مع العلم أنه سيتم استخدام 80٪ الأخرى لإبقاء العمل طافيا. بغض النظر عن مدى جودة ورقة عمل تتبع الإجراءات الخاصة بك ، فسوف تتغير. حاول الحصول على مظهر مرن. يعد تعديل خطتك جزءًا من العمل.

في بعض الأحيان تحدث أشياء لا يمكنك التحكم فيها. ما يمكنك فعله هو تغيير خططك للتكيف مع تلك التأثيرات الخارجية. مهما فعلت ، لا تهتم بتتبع عملك. يجب أن يكون هذا النموذج في خدمتكم ، وليس العكس.

الفريق

يجتمع بانتظام مع فريقك للتحقق من التقدم المحرز والتأكد من العمل الجاري. إذا كان فريقك كبيرًا جدًا ، فلا حاجة للجميع للقاء دائمًا. يمكنك الجمع بين الجميع في البداية ثم الاستمرار في عقد اجتماعات صغيرة مع مجموعات أصغر.

يعني حل المشكلة المضي قدمًا والتأكد من عدم سقوط الأشياء في منتصف الطريق بعد ذلك.

قم بإنشاء قائمة بالمسؤوليات الجديدة التي يجب تحملها نتيجة للخطة. من سيفعل ماذا بمجرد انتهاء المشروع؟ وتأكد من الاتفاق مع الأشخاص الذين ستكلفهم بهذه المسؤوليات.

يتم التشغيل بواسطة Blogger.